Verwaltungsassistentin F&E

• Practice Development & Integration

• Location Hoffman Estates, United States

Titel: Verwaltungsassistentin (Vor-Ort)

Überblick
Der Verwaltungsassistent unterstützt eine Forschungs- und Entwicklungsorganisation vor Ort und unterstützt gleichzeitig einen General Manager. Sie sorgt für den Ausgleich der täglichen administrativen Anforderungen zwischen den Teams und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf, effektive Kommunikation und gut koordinierte Zeitpläne. Die Aufgaben umfassen Büromanagement, Einarbeitung, Unterstützung von Führungskräften, Koordination von Veranstaltungen und grundlegende Finanzverwaltung, wobei der Schwerpunkt auf Organisation, Diskretion und Liebe zum Detail liegt.

Hauptverantwortlichkeiten

• 100%ige administrative Unterstützung vor Ort für die F&E-Organisation

• Gleichgewicht der Verantwortlichkeiten zwischen der Unterstützung des F&E-Teams und des Geschäftsführers

• Begrüßen Sie Besucher, verwalten Sie Ausweise und Sicherheitsbegleitungen und sorgen Sie für die Einhaltung der Standortprotokolle.

• Verwalten Sie Büromaterial, Ausrüstung und Lieferungen

• Koordinieren Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, einschließlich der Einrichtung von Schreibtischen, IT-Anfragen und der Planung der Einarbeitung

• Entwerfen und verteilen Sie klare Mitteilungen für technische und nicht-technische Zielgruppen

• Bereiten Sie Präsentationen, Präsentationsfolien, Diagramme und Materialien für Prüfungen, Demos und Besuche vor.

• Verwalten Sie den Kalender und die E-Mails des Generaldirektors, setzen Sie Prioritäten und koordinieren Sie Meetings in verschiedenen Zeitzonen.

• Koordinieren Sie inländische und internationale Reisearrangements

• Bereiten Sie Tagesordnungen, Gesprächspunkte, Nachverfolgungsprotokolle und kurze Zusammenfassungen vor.

• Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für die Kommunikation mit der Geschäftsleitung und prüfen und leiten Anfragen mit Diskretion weiter.

• Planen und unterstützen Sie Veranstaltungen vor Ort, Besuche von Führungskräften und Kundenführungen

• Bearbeiten Sie Spesenabrechnungen und klären Sie Unstimmigkeiten

• Assistieren Sie bei der Erstellung von Monatsberichten, indem Sie Eingaben sammeln, Daten validieren und Einreichungen vorbereiten.

• Pflegen Sie organisierte digitale Ablagesysteme, um die Auditbereitschaft und die Aufbewahrung von Unterlagen zu unterstützen.

Qualifikationen

• Bachelor-Abschluss erforderlich

• Fließende Japanischkenntnisse bevorzugt

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung, idealerweise in den Bereichen Forschung und Entwicklung, Konstruktion, Fertigung oder im technischen Bereich

• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften mit komplexen Kalendern, Reisen und Besprechungslogistik

• Erfahrung in der Bearbeitung von Spesenabrechnungen und der Unterstützung von Verwaltungsabläufen am Monatsende

• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit ausgezeichneter Aufmerksamkeit für Details

• Die Fähigkeit, vor Ort in einer schnelllebigen Umgebung mit hohem Arbeitsaufkommen zuverlässig zu arbeiten

• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Word)

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